2026年10月22日より、メール取込み機能がAIを活用した新しい方式に変わります。
AIが受信したメールの本文を解析し、記載されている情報を該当する項目へ振り分け、顧客情報を自動で作成・更新します。
すでにメール取込み機能をご利用中の場合も、自動で新しい方式へ切り替わります。
本記事では、便利になった点と、ご利用にあたって確認いただきたいポイントをご案内します。
※一部のお客様には、本機能を先行してご提供しています。すでに新しいメール取込み機能をご利用中の場合も、本記事のご利用時のポイントをご確認ください。
便利になること
取込みできる項目が増えます
従来のメール取込み機能では、氏名・メールアドレス・住所・電話番号など、基本的な項目を中心に顧客情報へ登録していました。
新しい方式では、基本的な項目に加えて、メール本文に記載された顧客の要望や物件情報なども読み取り、顧客情報の該当する項目へ自動で登録します。
お客様が作成したカスタム項目にも登録できるようになります。
より幅広い形式のメールを取り込めるようになります
従来は、メール本文に顧客情報が含まれていても、文面の形式によって取込みエラーとなる場合や、取込みできない場合がありました。
新しい方式では、AIがメール本文全体を解析するため、これまでエラーとなっていたメールや、従来は対応できなかった形式のメールも取り込めるようになります。
取込み精度を高めるための設定
カスタム項目の「説明」欄を設定すると、取込み精度が高まります
カスタム項目の「説明」欄に、項目の内容を簡潔に入力することで、AIが登録先を判断しやすくなります。
項目名だけでは用途が分かりにくい場合は、どのような情報を登録する項目なのか、具体的に入力してください。
設定場所：「アカウント設定」＞「カスタム項目」
ご利用時の注意点
住所の登録先が変わります
従来のメール取込み機能では、住所を「自宅住所1」にまとめて登録していました。
新しい方式では、初期状態で住所を分けて登録する設定が有効になっているため、以下の項目に分かれて登録されます。
- 自宅都道府県
- 自宅市区町村
- 自宅住所1
従来と同じように、住所を分けず「自宅住所1」へまとめて登録したい場合は、メール取込み設定から「住所を分けて登録する」のチェックを外してください。
設定場所：「アカウント・機能設定」＞「問い合わせ」＞「メール取込み」＞対象の受信ボックスを編集
※チェックが入っている場合は、住所が「自宅都道府県」「自宅市区町村」「自宅住所1」に分かれて登録されます。
取込み結果をご確認ください
AIは、メール本文の内容をもとに、情報の登録先を自動で判定します。
登録先を判定できなかった情報は、顧客情報の「メモ」に追加される場合があります。
すでに「メモ」に情報が登録されている場合は、既存の内容を上書きせず、末尾へ追記されます。
メール取込み後は、顧客情報の登録内容をご確認ください。
姓・名の登録方法
メール本文に記載された氏名にスペースがない場合は、原則として「姓」にまとめて登録されます。
ただし、フリガナが記載されている場合は、氏名にスペースがなくても「姓」と「名」に分けて登録されます。
電話番号の登録方法
電話番号は、番号の先頭によって登録先を判定します。
- 090・080・070・060から始まる番号：「個人携帯電話番号」に登録
- 上記以外の番号：「自宅固定電話」に登録
反響経路の登録方法
メール取込み設定で指定されている反響経路が、顧客情報へ登録されます。
すでにメール取込み機能をご利用中の場合は、現在設定されている反響経路がそのまま引き継がれるため、再設定は必要ありません。
メール取込み機能の設定方法
メール取込み機能の設定方法については、以下の記事をご確認ください。